Functieomschrijving
Voor onze opdrachtgever Kerndepartement zijn wij op zoek naar een business analist
Het Ministerie van Algemene Zaken zoekt een Business analist om de belangrijkste processen bij de AZ organisatieonderdelen in kaart brengen en te vertalen naar user stories voor de configuratie binnen het nieuwe DMS. Belangrijke informatiestromen, corresponderende meta data van documenten en sjablonen met de bijbehorende beveiligingsniveaus (rubricing), binnen primaire en secundaire processen, vormen de basis voor het gewenste zaakgericht werken. In het huidige DMS is veel maatwerk gemaakt en het systeem kent een complexe rechten- en autorisatie. Tevens kent het systeem een directie integratie met Inkoop en Financiën (keten) via een voortgangsmodule die tevens vervangen gaat worden. Het programma AZ Next kent verschillende afhankelijkheden en dynamieken vanuit de projecten DMS, Werkplek, ICT Infra en de tijdelijke verhuizing. Andere afhankelijkheden en impact komen voort uit de noodzaak tot een goed functionerende thuiswerkomgeving en het verder professionaliseren van de Informatiehuishouding. De resultaten worden voorgelegd aan het projectteam dat bestaat professionals die het vertalen naar bouw en inrichting in de workflow tool van het nieuwe DMS. De opdracht wordt in overeenstemming met de projectmanager AZ Next DMS uitgevoerd. De business analist zal zeer frequent contact hebben met de Key users die uiteindelijk de functionaliteit en corresponderende processen zullen testen en accepteren. Het project wordt op een Agile wijze uitgevoerd met regelmatige stand ups en terugkoppeling aan de stuurgroep AZ Next.
Achtergrond opdracht
De capaciteit en expertise die nodig is voor een impactanalyse en implementatie is op dit moment niet aanwezig bij Algemene Zaken, waardoor wij besloten hebben hiervoor iemand extern in te huren. Je opereert binnen het projectteam nieuw DMS. Om te voldoen aan Rijksbrede eisen veiligstellen en archiveren van email is op rudimentair niveau een analyse gemaakt welke opties er zijn. De optie om dit mee te nemen als module van het nieuwe DMS (DigiGov van OpenText) is het meest kansrijk bevonden. Er ligt een gedetailleerde offerte klaar. Ministeries EZK, LNV en OC&W hebben ditzelfde traject al met dezelfde software (deels) doorlopen, waardoor er al een proof of concept en ervaring aanwezig is waaruit geput kan worden. Ook is er veel hulp beschikbaar van het Nationaal archief, die al menig implemtentatietraject op dit gebied begeleid hebben.
Over de organisatie
Deze analist zal aangestuurd worden door de projectmanager nieuw DMS. Projectmanager DMS rapporteert vervolgens aan zijn opdrachtgever, de directeur DBV/CIO/Product owner en tevens stuurgroep AZ Next. DMS is onderdeel van een groot vernieuwingstraject, AZ Next. Dit project wordt gefinancieerd uit de Rijksbrede Open op Orde gelden. Het ministerie van Algemene Zaken is een relatief klein, maar gezellig departement dat echter meer omvat dan alleen het ‘torentje’. Met onze 350 medewerkers bevorderen wij het algemeen regeringsbeleid. Onze belangrijkste taken zijn de ondersteuning van de Minister- president bij de coördinatie van het algemene regerings- en communicatiebeleid. Bekend zijn het Kabinet Minister-president, de Directoraat- Generaal Rijksvoorlichtingsdienst en de Dienst Publiek en Communicatie. Ook het bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, een onafhankelijk adviesorgaan voor de regering, is onderdeel van onze organisatie. Concern-Control en de Directie Bedrijfsvoering ondersteunen de activiteiten van deze organisatieonderdelen, eveneens als een wisselend aantal onafhankelijke commissies. Directie Bedrijfsvoering, Unit ICT De directie bestaat uit de unit Informatie en Communicatie Technologie (ICT), de unit Facilitair, Huisvesting en Inkoop en de unit Personeel, Organisatie & Innovatie en een secretariaat. De unit ICT omvat alle dienstverlening op het terrein van ICT en de Informatiehuishouding en bevat de teams ICT Servicedesk, ICT Backoffice, Team Applicatiediensten, Adviseurs ICT en het Documentaire Informatievoorziening.
Functie-eisen
Wensen
Overige functiewensen:
- Ervaring met de rijksoverheidsomgeving dan wel vergelijkbare werkomgevingen;
- Ruime kennis en ervaring met beheermethodieken (ervaring met de processen conform de Integrated Service Management (ISM) filosofie
- is een pré);
- Ervaring met technieken als: Prince2, lean, Agile, scrum, SAFe
Aanvullende kennis:
- In het bezit van Rijbewijs B;
- Ervaring met integreren van documentmanagementsystemen in kantoor- en financiele applicaties (deelproject van het programma),
- wordt als een grote pré beschouwd.
- Ervaring met server-, applicatiemigraties , contentmigratie en upgrades;
- Ervaring met het releasematig adopteren van applicaties en inbedding daarvan in beheer;
- Gedegen ervaring met projecten in het hoog gerubriceerde ICT-domein;
Competenties:
- enthousiaste, communicatief vaardige, flexibele persoon,
- Stressbestendig;
- Initiatief;
- Creativiteit
- Klantgerichtheid;
- Samenwerken;
- Analyseren;
- Communiceren op basis van feiten;
- Omgevingsbewustzijn;
- Plannen en organiseren;
- Voortgangscontrole;
- Zelfontwikkeling;
- Groot doorzettingsvermogen;
- Proactief;
- Nederlandse taal in woord en geschrift zeer machtig
- Je bent een verbinder;
- Communicatief zeer vaardig zijn in woord en geschrift in de
- Nederlandse taal;
- Voldoende oog voor het klant en eindgebruikers belang
