Inhoudelijk Secretaris Gemeenschappelijke IV

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever het Bestuursdepartement Justitie & Veiligheid zijn we op zoek naar een Inhoudelijk Secretaris Gemeenschappelijke IV.

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) werkt aan een veilige en rechtvaardige samenleving door mensen en organisaties rechtszekerheid en rechtsbescherming te bieden. De kernopdracht voor JenV is drieledig. We zorgen voor:

• De rechtsstaat in Nederland
• Een veilige samenleving
• Een rechtvaardig migratiebeleid
  
  

Beschrijving directie

Afdeling Regie Programma’s en Projecten
Onze afdeling staat aan de lat om het portfolio van gemeenschappelijke digitale diensten binnen JenV te beheren, door te ontwikkelen en waar mogelijk uit te breiden. Binnen JenV zijn wij de opdrachtgever voor gemeenschappelijke digitale diensten. Zo zijn er zonder ons netwerk geen veilige internetverbindingen beschikbaar en is er zonder ons documentmanagementsysteem geen efficiënte goedkeuring van alle documenten mogelijk. Kortom, wij maken het (mede)mogelijk dat JenV collega’s op dagelijkse basis hun werk goed kunnen uitvoeren.

Samen zorgen wij ervoor dat de gemeenschappelijke digitale diensten kwalitatief gezien op peil blijven en dit tegen acceptabele kosten. Dit doen we door het uitvoeren van projecten en programma’s, het onderhouden van de relaties met onze leveranciers en afnemers en het voeren van portfoliomanagement en lifecycle management. Dit alles doen we met een solide begroting die we jaarlijks laten vaststellen door onze afnemers. Het portfolio aangaande onze gemeenschappelijke digitale diensten is verdeeld in zeven domeinen, waaronder documentdiensten, datacenterdiensten en toegangsdiensten. De voorzieningen in deze domeinen worden bestuurd door domeinmanagers. Het geheel wordt gecoördineerd door twee strategisch opdrachtgevers. Zij worden hierin bijgestaan door een architect en een inhoudelijk secretaris gemeenschappelijke IV. Voor deze laatste functie zijn we op zoek naar jou!

Achtergrond opdracht

De functie wordt op dit moment ingevuld door een trainee. Het lijkt niet mogelijk om de functie wederom op een dergelijke wijze in te vullen. Dit is eveneens het geval voor het openstellen van de vacature. Om die reden wordt de functie op de huidige wijze ingevuld.

Functiebeschrijving

Als Inhoudelijk Secretaris Gemeenschappelijke IV lever je een bijdrage aan het professionaliseren van het portfolio gemeenschappelijke digitale diensten. Je levert een bijdrage aan de (door)ontwikkeling en realisatie van adviezen op het gebied van IV en ICT. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt van het (digitale) Sourcing loket, waar de JenV onderdelen terecht kunnen met vragen over het onderwerp ICT sourcing. Vanuit dit loket worden vragen vanuit de organisatie beantwoord en/of wordt zorg gedragen voor het doorzetten hiervan naar de juiste inhoudelijk specialisten. Verder ben je verantwoordelijk voor het actief up-to-date houden van de informatie die via het loket beschikbaar wordt gesteld en rapporteer je hierover. Ook zet je je actief in om het thema sourcing uit het jaarplan verder te brengen.

Je bent daarnaast inhoudelijk secretaris van de werkgroep die de totstandkoming van gemeenschappelijke diensten verzorgt (G-DOB). Je coördineert en zorgt voor de voorbereiding van overleggen, voor een adequate verslaglegging en voor een gedegen uitvoering van de bijbehorende (administratieve) taken en je bewaakt de acties. Je verzorgt zelfstandig intakes en bent verantwoordelijk voor een eerste inhoudelijke afbakening. Hiernaast ben je secretaris van het JenV brede CTO-overleg. Je verzorgt de inhoudelijke voorbereiding, verslaglegging en de ondersteuning van dit overleg. Je zorgt ervoor dat collega’s tijdig stukken aanleveren en beoordeelt de kwaliteit. Het werk doe je in samenwerking en afstemming met het hoofd RPP (Regie, Programma’s en Projecten) als ook met de overige collega’s waaronder de CTO’s van de taakorganisaties. Tenslotte neem je deel aan projecten (voorbereiding, begeleiding en uitvoering) in de rol van PMO'er/ projectondersteuner.

Taken & verantwoordelijkheden

• Organiseren
• Adviseren
• Voorbereiden overleggen 
• Voorstellen voor agendavorming 
• Verslaglegging
• Inhoudelijke bijdragen leveren
• Informatie verzamelen
• Opstellen rapportages

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde opleiding op Hbo-niveau, IV/ICT gerelateerd
• Certificering Prince 2 en/of minimaal 1 jaar ervaring
• Aanleveren van motivatie voor functie op maximaal 1 a4 (inhoudelijk toelichten van adviesproducten en –processen)
  
  

Overige wensen

• Je hebt ervaring binnen deze of soortgelijke functie
• Je hebt kennis van en ervaring met het organiseren/verslagleggen van bijeenkomsten binnen een politiek/bestuurlijk (complexe) omgeving

Overige informatie

Startdatum: Start 17 mei 2021

Inzet: 36 uur/week

Duur: t/m half mei 2022 met optie op verlenging

Locatie: Den Haag / Thuis