Functieomschrijving
Voor onze opdrachtgever DUO Groningen zijn wij op zoek naar een Projectmanagement officer.
Ter ondersteuning van de projectmanager Migratie Enterprise Cloud zijn wij op zoek naar een ervaren PMO. Door de omgeving waarin het project zich afspeelt is affiniteit met ICT (begrippen, terminologie) een vereiste. De PMO moet zich de materie snel eigen kunnen maken om een goede bijdrage te kunnen leveren wat betreft voorbereiden van verschillende rapportages, signaleren van afwijkingen, vastleggen van juiste acties/besluiten, reviewen van documentatie, e.d. Van de PMO wordt verwacht dat zij/hij de projectmanager ontlast en ontzorgt en met haar/hem meedenkt over welke taken er kunnen worden overgenomen en/of grotendeels kunnen worden voorbereid. Hierna in het kort een beschrijving van de taken / verantwoordelijkheden alsmede de gevraagde competenties en functie-eisen. De PMO staat in dienst van het project en legt verantwoording af aan de projectmanager. De PMO maakt onderdeel uit van een pool met PMO-collega’s van de afdeling Project- en programmamanagement van DUO. Zij/hij is in eerste instantie bedoeld voor deze opdracht, het is echter mogelijk dat zij/hij na verloop van tijd ook op ander andere opdrachten wordt ingezet.
Verantwoordelijkheden
- Meeschrijven van projectdocumentatie en/of proeflezer van management producten;
- Zorgdragen dat het project en de op te leveren producten en projectresultaten BIT-proof zijn wanneer een BIT toets noodzakelijk is (een BIT toets is een externe audit op projecten/programma’s met een budget hoger dan 5 miljoen euro); * Risicomanagement strategie uitwerken en risico’s bijhouden;
- Kwaliteitsmanagement opzetten;
- Inrichten en beheren van configuratiebeheer;
- Voorstellen doen t.a.v. project-inrichting in SAP PPM;
- Controleren van projecturen en –budget in samenspraak met de projectmanager en Control;
- Het bijhouden van diverse overleggen op projectniveau (Stuurgroep / en Projectteam-overleg) door verslaglegging en bijhouden van acties en besluiten;
- Beslisdocumentatie opstellen;
- Het voorbereiden en meelezen van verantwoordingsrapportages t.b.v. het project (bijv. Maandrapportages en eindrapportage);
- PowerPoint presentaties maken;
- Sparringspartner voor de projectmanager en de afdelingsmanager ICT Services;
- Belangrijke signaalfunctie betreffende alle facetten van het project (zowel de harde als de zachte kant).
Achtergrond opdracht
In de IV-Strategie van DUO (2019-2023) zijn een aantal speerpunten opgenomen. Eén daarvan is de transitie van nagenoeg volledig in-huis opererende ICT/Infrastructuur partner naar het ODC als ICT/Infrastructuur partner voor DUO. De voorkeur gaat hierbij uit naar ODC-Noord. Dit doen we omdat we: * de continuïteit van de dienstverlening willen borgen * ICT personeel te kort (gaan) komen voor het ontwikkelen/beheren van DUO applicaties * een goede prijs/prestatie verhouding willen leveren (profiteren van schaalgrootte bij het ODC en andere partners) * nieuwe (versies) van ICT technologie DUO daar toe ‘dwingt’ * binnen de DUO organisatie gelijksoortige werkzaamheden op 1 ‘plek’ bundelen om interne concurrentie te voorkomen In dat kader willen we o.a. de IAAS diensten van het ODC-Noord gaan afnemen. Hiervoor is het project Enterprise Cloud ingericht, dat een Cloud omgeving op basis van VMWare technologie realiseert. ODC-Noord is (als leverancier) verantwoordelijk voor het provider deel en DUO is (als afnemer) verantwoordelijk voor de inrichting van de tenant. Dit traject levert het fundament voor de Enterprise Cloud en is zo goed als afgerond. Daarna moet de migratie plaatsvinden. Het is de bedoeling om alle VM’s die nu in het DUO VMware landschap staan over te brengen naar Enterprise Cloud bij ODCN.
Over de organisatie
DUO verzorgt als uitvoeringsorganisatie, zijnde onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de uitvoering van complexe wet- en regelgeving en heeft een uitgebreid dienstenpakket. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen. Voor verdere informatie zie www.duo.nl
Functie-eisen
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3 jaar ervaring als PMO of ondersteuner binnen een project- en/of programma omgeving
- Affiniteit met ICT (terminologie)
- Minimaal 2 dagen op kantoor in Groningen
Wensen
- Kennis van en ervaring met projecten binnen grote uitvoeringsorganisaties bij de overheid
- Kennis van en ervaring met werken in een Agile omgeving en de Agile methodiek
Aanvullende kennis
- IPMA-D gecertificeerd
- Certificaat MSP Foundation
Competenties
- Proactief en zelfstandig;
- Nieuwsgierig;
- Kwaliteitsbewust;
- Verbinder;
- Innovatief of verandervermogen;
- Goede communicatieve vaardigheden;
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden;
- Organisatie- en planningsvaardigheid;
- Stressbestendig;
- Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhang;
- Het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen;
- Omgevingsbewust / Politiek gevoelig.
