Functieomschrijving
Voor onze opdrachtgever DUO Groningen zijn wij op zoek naar een Projectmanagement officer (PMO).
Opdracht Borging Autorisatiebeheer:
De projectmanager Borging Autorisatiebeheer heeft behoefte aan projectondersteuning in dit traject. Het zwaartepunt van de werkzaamheden ligt bij ondersteuning in de vorm van verslaglegging bij overleggen, actie/besluitenlijst opzetten en bewaken, afspraken beheren, netwerkmappen beheren en de projectplanning bijhouden.
Taken en verantwoordelijkheden
- Acteren als informatieknooppunt van het project/programma m.b.t. documentatie;
- Ondersteunen projectmanager;
- Projectdossier inrichten en op orde houden;
- Inrichten en beheren van logs (o.a. configuratie-, risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;
- Resources koppelen, urenrapportages maken;
- Voorstellen doen t.a.v. projectinrichting in SAP PPM;
- Controleren van projecturen en –budget;
- Organiseren en voorbereiden van project overleggen en stuurgroepen;
- Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
- Het vastleggen en najagen van actiepunten.
Opdracht GABI:
De PMO is primair ondersteunend aan de projectmanager en het team. Hij/zij voert faciliterende en voorbereidende werkzaamheden die de taken en verantwoordelijkheden van de andere projectleden vergemakkelijken of ondersteunen.
Taken en verantwoordelijkheden
- Bijhouden van de projectplanning
- Bewaken van deadlines
- Voorbereiden en uitwerken van de projectverantwoordingsrapportages
- Bijhouden actie- en besluitenlijst tijdens de vergaderingen
- Bewaken en najagen actiepunten
- Plannen en organiseren van vergaderingen
- Regelen van vergaderlocaties
- Voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen (bijv. stuur- of klankbordgroep)
- Reviewen van projectdocumentatie op zowel vorm als inhoud (eerste validatiepunt m.b.t. kwaliteit)
- Beheer van het projectdossier
- Opzetten & bijhouden van de projectinrichting (urenregistratie) binnen SAP PPM
- Documenteren van gesprekken tussen architecten
Achtergrond opdracht
Het project Borging Autorisatiebeheer betreft het borgen van autorisatiebeheer binnen de DUO lijnorganisatie. DUO heeft eind 2022 het project Autorisatiebeheer op orde afgerond. De aanleiding voor dit project is dat het gat tussen hetgeen projectmatig is gerealiseerd qua opzet/bestaan en de werking in de praktijk door de lijn te groot is met het risico dat DUO terugvalt in de beheersing. Het doel is de werking door de lijn in 2023 met aanvullende coördinatie te ondersteunen zodanig dat DUO niet meer terugvalt in haar beheersing en dat vanaf 2024 de lijnorganisatie zelf de beheersing conform inrichting uitvoert.
Het project GABI staat voor “Gegevens, BI & Analytics” en heeft 3 onderdelen:
- Secure Analysis Environment (SANE) – Een werkomgeving voor data analyse werkzaamheden
- Enterprise Data Hub (EDH) – Een gecentraliseerd datadistributie centrum dat diverse functionaliteiten ondersteunt
- Metadata Publicatie (platform) (MDP) – Een platform waarop metadata uit diverse bronnen binnen DUO wordt bijeengebracht en gepubliceerd
Het betreft een 2-jarig project, begonnen op 1 september 2022, onder gedeelde verantwoordelijkheid van CIO en ICT en wordt gekenmerkt door diverse afhankelijkheden van en interacties met andere projecten/ programma’s en organisatorische onderdelen binnen DUO. Om de groeiende complexiteit van dit project te ondersteunen is er behoefte aan een PMO.
Over de organisatie
DUO verzorgt als uitvoeringsorganisatie, zijnde onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de uitvoering van complexe wet- en regelgeving en heeft een uitgebreid dienstenpakket. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen. Voor verdere informatie zie www.duo.nl
Functie-eisen
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3 jaar ervaring als PMO of ondersteuner binnen een projectomgeving
Wensen
- Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen is een pré
Aanvullende kennis
- IPMA-D gecertificeerd is een pré
Competenties
- Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling)
- Een natuurlijke facilitator en ondersteuner die proactief meedenkt (“een servicegerichte aanpakker”)
- Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig
- Goede samenwerker
- Leergierig & enthousiast
