Project- programmamanager

Voor onze opdrachtgever Immigratie- en Naturalisatiedienst zijn we op zoek naar een Project- programmamanager. Reageren kan tot en met 7 april.

De projectleider is medeverantwoordelijk voor de invoering van de WMEBV bij de iND. Per 1 januari 2026 treedt de 'Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)' in werking. Deze wijzigt de Algemene wet bestuursrecht (Awb) waardoor aanvragers het recht krijgen om formele berichten (berichten gerelateerd aan een aanvraag of een andere procedure) elektronisch aan de IND te verzenden. Daarnaast behouden aanvragers het recht om deze berichten via de papieren weg te sturen. Hiertoe mag de IND kanalen aanwijzen voor de verschillende type formele berichten. Het indienen via niet aangewezen kanalen leidt ertoe dat deze niet in behandeling hoeven te worden genomen. Wel zijn er uitzonderingen op deze regel (zoals in geval van bezwaar- en beroepschriften).

De wet heeft rijksbreed impact voor bestuursorganen, zoals de IND. De wijziging van de Awb neemt wettelijke belemmeringen weg en stelt randvoorwaarden aan de digitalisering van de werkprocessen binnen de publieke sector. Ook worden eisen gesteld aan de verzending van elektronische berichten aan aanvragers. Deze wijzigingen in de Awb treden in werking op 1 januari 2026. Vooralsnog treedt een deel van de verplichtingen naar verwachting per 1 januari 2027 in werking.

Voor de IND is van belang om z.s.m. te realiseren dat zij compliant is met deze wet gelet op de inwerkingsdatum (urgentie uit noodzaak).

Er is een vooronderzoek gedaan en PID opgesteld. De IND zoekt een coordinerend projectleider om deze werkzaamheden samen met de uitvoeringsteams uit te voeren.

Het werk omvat:

• Opstellen (deel) projectplannen en deze afstemmen met de ProductOwners
• Inhoudelijke en proces afstemming tussen de teams samen met de ProductOwners
• Bewaken voortgang, tijdig en proactief signaleren aan opdrachtgever
• Maken/samenvoegen van voortgangsrapportages / features

Achtergrond opdracht

Er moet worden nagedacht over vraagstukken zoals beleid, compliance (informatiehuishouding, privacy, IB), beheer (functioneel vs technisch) en de adoptie en ondersteuning van het gebruik van de formulieren, ook met het oog op de informatiehuishouding na het invullen.

Probleem: Compliancy is belangrijk voor de IND, omdat zij onderdeel is van de Rijksoverheid. De IND heeft nog geen elektronische kanalen aangewezen. Als de IND tijdig compliant wil zijn, is van belang dat zij (tijdig) een elektronisch kanaal aanwijst voor de verschillende typen formele berichten. Zo nee, dan is zij volgens de Wmebv verplicht om het formele bericht na elektronische toezending in behandeling te nemen. De behandeling van dit bericht mag dan niet worden geweigerd, ongeacht via welk elektronisch kanaal dit is verzonden. Beslistermijnen gaan lopen vanaf het moment van ontvangst door de IND. Dit is een risico voor zowel business continuïteit als het op peil houden van de productie in het primaire proces.

Op het niet-compliant zijn met de Wmebv staat nu geen boete (zoals bij de AVG). De IND loopt wel op (middel)lange termijn het risico op zowel financiële schade als imagoschade. Ten eerste is de IND dan onvoldoende toegerust om conform de Wmebv te handelen en diensten te verlenen. Ten tweede brengt dit meerwerk met zich mee in de sturing van het primaire proces, omdat de voorraden beslisklare zaken hoogstwaarschijnlijk gaan toenemen en hierdoor ook de beslistermijnen oplopen. Door het niet tijdig aanwijzen van kanalen brengt dit ook herstelwerkzaamheden met zich mee bij de ontvangst en verwerking van formele berichten, o.a. voor DRV. Extra uitdaging hierbij is dat de IND laat is gestart met het traject ter invoering van de Wmebv.

Strekking: Vanuit de EAUT is geadviseerd om voor de implementatie een projectmanager (PM) aan te wijzen en hiertoe een project in te richten. Dit is gedaan vanwege de verwachte verschillende (grote) technische, complexe wijzigingen en meerdere keuzes die IND-breed moeten worden gemaakt. Uitgangspunt in hierbij is procesregie op de implementatie en invoering van de Wmebv. Zodoende is gekozen voor een coördinerende insteek van de opdracht.

Opdracht: Zorg dat de IND Wmebv compliant is, respectievelijk per 1 januari 2026 en per 1 januari 2027. Dit omvat zorg dragen voor de verandering op zowel technisch als organisatorisch vlak, zodat de IND in staat is om deze compliantie te realiseren.