Recordmanager

Open
  • Open

  • Kandidaten voorgesteld

  • Gesprekken gepland

  • Ingevuld

Reageer direct

Functieomschrijving

Tijdelijk 24 uur/week Gouda Start 1 september 2022

Voor onze opdrachtgever DI zijn wij op zoek naar een Recordmanager (Archivaris met ruime ICT kennis)

Deelnemen aan en toezicht houden op de juiste inrichting en implementatie van RijksDoc bij DJI (op basis van het product Alfresco) als nieuw Document- en Recordmanagement Systeem (DRS). Als Business Consultant ben je, in de rol van Recordmanager, onderdeel van het projectteam dat de initiële inrichting van het nieuwe generieke DRS voor heel DJI neerzet, om dit vervolgens bij de verschillende bedrijfsonderdelen, per proces, te implementeren. Jouw rol is het analyseren en vaststellen van de zowel de generieke inrichting als van de aanvullende specifieke inrichting per proces. Daarbij analiseer je de door RijksDoc te ondersteunen processen en bepaal je (mede) de inrichting/instelling ervan. Je begeleidt de inrichting in RijksDoc en je ondersteunt, waar nodig, bij het opstellen van de implementatie- en beheerplannen, het testen en de uiteindelijke ingebruikname.

Achtergrond opdracht

Achtergrond: Je wordt onderdeel van het DRS project. Dit project heeft als doel een business platform voor document- en recordmanagement, aan te schaffen, deze generiek voor heel DJI in te richten en dit vervolgens per bedrijfsonderdeel en per proces landelijk te implementeren. Dit project kent een lange aanloop waarin o.a. de pakketselectie en een proof of concept reeds zijn uitgevoerd. Alle voorbereidingen zijn nu afgerond en RijksDoc, een DRS gebaseerd op Alfresco, is aangeschaft en de generieke inrichting op basis van het opgestelde metagegevensmodel is gestart. Hiertoe wordt nu de generieke inrichting en werking beschreven en een draaiboek voor de (proces specifieke) implementaties opgesteld. De standaard inrichting van het DRS, op basis van de generieke aanpak, wordt nu geïmplementeerd en waar nodig proces specifiek aangevuld. Hiertoe moeten de processen worden geanalyseerd en gespecificeerd, de inrichting van het DRS, samen met de proces eigenaar, worden vastgesteld, ingesteld, getest en ingevoerd. Als Recordmanager werk je samen met het projectteam (van m.n. DI) en collega’s uit de business om dit te realiseren. Taken:
• Je bent een gedegen professional die actief meewerkt aan het duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar houden van al onze digitale informatie
• Je draagt bij aan de kwaliteit van de documenthuishouding binnen DJI
• Je ondersteunt, adviseert en stemt af met de ‘business’ bij het verbeteren van de kwaliteit van dossiervorming en van archivering, uitgaande van de kaders en richtlijnen volgend uit het vastgestelde archiefbeleid DJI, de selectielijst JenV, het metagegevensschema van DJI en de architectuurkaders- en principes van DJI
• Je bent verantwoordelijk voor het referentiemodel voor dossiervorming, het logisch datamodel metadata van DJI, het metagegevensschema DJI en het beheer op de gegevenstabellen die daarop betrekking hebben
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor het functioneel correct werken van het DRS en de koppelingen met primaire en andere recordmanagement applicaties
• Je ziet toe, middels in te richten quality control proces, op het juist en consequent toepassen en gebruik van dossiervorming, metadatering en archivering binnen het DRS en de primaire processystemen van de processen die in het DRS zijn/worden ondergebracht
• Je adviseert en begeleidt DJI en haar bedrijfsonderdelen bij completering en opschoning van de digitale dossiers en het registreren van documenten/records op basis van wet- en regelgeving en organisatieprocedures
• Je denkt mee over de behoefte aan doorontwikkeling van dossiervorming en archivering binnen processen en systemen van DJI en adviseert hieromtrent t.b.v. de roadmap documenthuishouding DJI
• Je levert een bijdrage aan de jaarlijkse rapportage over de stand van de documenthuishouding binnen DJI

Over de organisatie

De Directie Informatievoorziening (DI) bestaat uit de volgende onderdelen: 1. CIO-Office De CIO-office is verantwoordelijk voor het stellen van kaders en de sturing hierop om ervoor te zorgen dat de informatievoorziening van de DJI kwalitatief hoogwaardig en toekomstbestendig is en blijft. Daarnaast heeft het een adviesfunctie ten aanzien van opdrachtgevers en de ambtelijke en politieke top; 2. Informatiemanagement en Architectuur (IMA) De afdeling Informatiemanagement en Architectuur vertaalt de (functionele) vraag vanuit de DJI-organisatie naar efficiënte en effectieve IV- ondersteuning, initiatiert daartoe nieuwe projecten inclusief de voorbereiding van de besluitvorming in de Iboard en stelt domeinarchitecturen op in samenspraak met stakeholders en informatiemanagers; 3. Functioneel Beheer en Dienstenmanagement (FBD) De afdeling Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de informatievoorziening van DJI met focus op de gebruikersorganisatie. De afdeling Dienstenmanagement definieert en onderhoudt het ICT-dienstenportfolio t.b.v. DJI door o.a. actief contractmanagement en leveranciersmanagement; 4. Project Management en Implementatie (PMI) De afdeling Project Management en Implementatie is verantwoordelijk voor de beheersing én het projectmatig realiseren van wijzigingen en nieuwe oplossingen in de informatievoorziening conform standaard methodieken.

Functie-eisen

  • HBO of WO werk- en denkniveau. Bij voorkeur in de richting bedrijfskunde, bedrijfskundige informatica of bestuurlijke informatica;
  • Opleiding in archiefbeheer en/of informatiebeheer (LARM of vergelijkbaar)
  • Je onderhoudt actief jouw vakinhoudelijke kennis als professional;
  • Je hebt kennis van en praktijkervaring met archiefwet- en regelgeving en/of de toepassing daarvan binnen systemen en processen (Minimaal 3 jaar)
  • Je hebt ervaring met het analyseren van en het adviseren over bedrijfsprocessen, hierbij maak je gebruik van verschillende methoden en technieken (interviews, workshops, documentanalyses); (Minimaal 5 jaar)
Wensen
Aanvullende kennis:
  • Je hebt ervaring met het werken binnen de DJI organisatie en/of haar ketens en ervaring
  • Je hebt kennis van en praktijkervaring met het product Alfresco
  • Je hebt kennis en ervaring opgedaan binnen (Rijks)Overheid
  • Je hebt ervaring als kwartiermaker
  • Je kunt omgaan met weerstand
Competenties:
  • Je hebt ervaring met metadata-en gegevensmodellen
  • Je hebt kennis van en praktijkervaring met de inzet van Document Management Systemen
  • Je hebt kennis van en praktijkervaring met de inzet van Record Management Applicaties
  • Je bent organisatie- en bestuur sensitief en omgevingsbewust;
  • Je bent communicatief vaardig, kunt goed netwerken en hebt het vermogen om mensen te beïnvloeden en te overtuigen;
  • Je spreekt en schrijft de Nederlandse taal foutloos
  • Je hebt een sterk analytisch vermogen
  • Je denkt in oplossingen en bent hierin creatief en resultaatgericht
  • Je werkt zelfstandig en neemt initiatief

Overige informatie

Startdatum: Start 1 september 2022

Inzet: 24 uur/week

Duur: t/m 28 februari 2023 met optie op verlenging

Locatie: Gouda

Reageer direct!

Net zo enthousiast als wij? Reageer dan direct op deze vacature. Je kan je cv toevoegen, of er voor kiezen om je LinkedIn profiel te gebruiken. Wel zo makkelijk!

Reageer direct


    * verplichte velden
    Contact Gerben
    06 5793 0865

    Meer weten?
    Bel Gerben

    Op zoek naar een opdracht die bij jou past? Stop! Gerben is een echte doorpakker die jou met veel enthousiasme helpt naar een nieuwe opdracht. Neem contact met hem op en ga samen aan de slag!

    06 5793 0865
    REAGEER DIRECT
    Opdracht

    Testmanager IOB

    Voor onze klant het Openbaar Ministerie zijn wij opzoek naar een Testmanager Het Openbaar Ministerie staat aan de vooravond van een groot aantal veranderingen in haar functionele en technische informatievoorziening. Om de technische kant van deze...

    Tijdelijk 36 uur/week Den Haag Start 1 september 2022
    Opdracht

    System Engineer (on-prem)

    Voor een van onze opdrachtgevers in Utrecht en omgeving zoeken wij een System Engineer. Onze opdrachtgever betreft een van dé logistieke dienstverleners, wereldwijd actief.

    Tijdelijk 40 uur/week Utrecht Start 1 september 2022
    Opdracht

    Solution Architect

    Voor onze opdrachtgever NFI zijn wij op zoek naar een Solution Architect Als solution architect NFI draag jij bij aan het ontwikkelen van IV oplossingen en IV methoden, - technieken en - technologieën voor het NFI en voor ketenpartners. Je komt...

    Tijdelijk 36 uur/week Den Haag Start 5 september 2022