Inloggen
menu
Fotoimpressie
Kennisdeling

Recruitment: zo doen wij dat Agile

  • 30 juni 2020
  • 30-06-20
  • Geschreven door Neeltje Meijler
  • Neeltje Meijler
  • 5 minuten leestijd
  • 5 min

Stand-ups, Backlogs en Retrospectives: bij ons recruitmentteam vliegen de Scrum termen je om de oren. Al jaren werkt ons team op agile wijze aan de perfecte match in IT. Maar waarom werken we zo?  ‘Tijdens 7 vragen aan’ stellen we onze mensen vragen over een onderwerp waar zij expert in zijn. Deze keer vertelt Recruitment Directeur Niels ons alles over Agile recruitment. Want inmiddels werken onze recruiters alweer 7 jaar zo. En daar weet Niels alles van. De voor- en nadelen. Hoe jij ermee kunt starten. En hij deelt zijn gouden tip! Lees je mee? 

Wil jij dat wij voor jouw organisatie de juiste professionals zoeken? Neem contact met ons op!

1Niels, waar heb je het over als je praat over Agile recruitment?
“Agile staat voor wendbaarheid en flexibiliteit. Het is een framework om op flexibele wijze producten te ontwikkelen. Het wordt al lange tijd toegepast op het gebied van software-ontwikkeling, maar inmiddels wordt het breder ingezet dan enkel binnen IT. Agile recruitment is een manier om te kijken naar het totale recruitmentproces. Het zorgt ervoor dat dit blijvend in ontwikkeling is, dat je wendbaar blijft. En dat je jouw prioriteiten op orde hebt. Binnen Seven Stars hebben we ons laten inspireren door bijvoorbeeld Scrum en Kanban. Voor onze manier van werken hebben wij verschillende elementen uit diverse frameworks/methodieken geadopteerd en geïmplementeerd, zodat het voor ons goed werkt en aansluit bij onze dienstverlening. En we blijven kijken hoe we dit verder kunnen perfectioneren.”

2En wat maakt Agile recruitment zo belangrijk?
“Het zorgt ervoor dat je anders gaat kijken naar je processen. Het is vooral doen en bijschaven. Werkt het? Fantastisch! Werk het niet? Pas je werkwijze aan en schaaf bij waar nodig. Zo’n 7 jaar geleden zijn we begonnen met het ophangen van een Scrumbord. Dit fysieke bord helpt ons om meer inzicht te krijgen in wie waarvoor verantwoordelijk is en welke deadlines er zijn. Daar hebben we binnen recruitment veel mee te maken. Maar doordat volgens het Scrum-manifest wordt gewerkt met sprints met een duidelijke start -en stopdatum, paste dit niet helemaal binnen onze manier van werken. De sluitingsdata van onze opdrachten lopen vaak door elkaar heen, waardoor we continu in beweging zijn en het werken in sprints daarom niet handig is. Maar naast Scrum zijn er andere Agile methodieken, zoals Kanban. Kanban bevat doorlopende processen en dat betekent dat er doorlopend resultaat geboekt wordt. 

Die doorlopende processen wil je inzichtelijk maken. Binnen Scrum wordt bijvoorbeeld gewerkt met een Stand-up. Je start de dag samen met je team bij het Scrumbord. Dit is in ons geval een groot whiteboard met daarop de verschillende fases van ons recruitmentproces. Elke recruiter heeft een eigen “swimming lane” waarin door middel van post-its wordt aangegeven met welke vacatures de recruiter bezig is en in welke fase van het proces dit traject zich bevindt. Bijvoorbeeld in de zoekfase of in de fase dat kandidaten aangeboden zijn bij onze opdrachtgever. Iedereen heeft een eigen kleur post-its met daarin zijn/haar eigen aanvragen." Tijdens de Stand-up bespreken we de zaken op het bord. Hierbij stellen wij altijd 3 vragen aan elke recruiter: 1. Waar ben je mee bezig? 2. Waar loop je tegenaan? 3. Waar heb je hulp bij nodig? Iedereen heeft in principe zijn taken, maar het team is samen verantwoordelijk voor een goed resultaat." 

"Kijk naar wat nodig is in jouw team. Ook dat hoort bij het Agile gedachtegoed: flexibel zijn!“

3Wat zijn de voordelen van die stand-up?
“Dat zijn kennisdelen, snelheid en stressverlaging. Het voordeel van de Stand-up is dat je de krachten van de mensen bundelt. Wat in het ene geval niet de perfecte match is, is dat bij een andere opdracht van een collega misschien wel het geval. Een Scrumbord maakt het heel inzichtelijk waar iedereen mee bezig is en waar iemand vastloopt. Door inzichtelijk te maken waar iedereen mee bezig is, zijn de verantwoordelijkheden duidelijk en kunnen recruiters zich beter focussen op hun eigen trajecten.

Daarnaast is snelheid bij ons werk een enorm belangrijk criterium. In onze branche is een lange doorlooptijd dodend. Want wanneer een kandidaat een andere opdracht vindt, kun je opnieuw beginnen met zoeken. En wanneer een opdrachtgever niet snel genoeg een goede kandidaat aangeboden heeft gekregen, kan het maar zo zijn dat deze op zoek gaat naar andere intermediairs.

Doordat onze belofte is dat we binnen 48 uur de perfecte match kunnen maken, zijn de uren kostbaar. Daarom hebben wij ervoor gekozen om 2 keer per dag een Stand-up te houden. In de ochtend en direct na de lunch. Zo hou je focus en snelheid. En blijft het team met elkaar communiceren.

Op deze manier te werk gaan werkt ook stressverlagend werken. Je beslist namelijk samen jouw prioriteiten. Dus wanneer iets uitloopt dan heb je hier samen voor gekozen en weet iedereen dat het niet zo snel gaat als dat je misschien zou willen. Dan komen jij en jouw collega’s niet voor verrassingen te staan. En doordat je duidelijk prioriteert, besteed je jouw tijd aan de juiste dingen. En kun je eigen keuzes maken.”

"Kijk naar wat bij je past, wat niet en maak keuzes. Durf selectief te zijn.“

4Zijn er ook redenen om deze methodiek niet toe te passen?
“Je moet ervoor waken dat je niet verzandt in eindeloze overleggen. Wanneer je kijkt naar de scrummethodiek kunnen er veel momenten zijn dat je met elkaar gaat zitten. Er zijn meerdere overlegstructuren. In het begin heb je de sprintplanning, Refinement en de demo. En aan het eind de Retrospective. Deze momenten kunnen veel tijd in beslag nemen en dat is niet per definitie nodig. Kijk naar wat nodig is voor jouw team en bepaal zelf de duur en frequentie. Misschien is voor jou alleen de Retrospective belangrijk, ook dat is oké en ook dat hoort bij het Agile gedachtengoed: flexibel zijn. Kijk naar wat bij je past, wat niet en maak keuzes. Durf selectief te zijn.

Het gevaar bij de Stand-up is dat mensen afdwalen, dat het uiteindelijk over het weekend gaat in plaats van over werk. Daarom duurt de Stand-up maximaal 10 minuten waarin iedereen aan de beurt komt en waar de Scrummaster de groep door de Stand-up leidt. Die bewaakt de tijd en stelt de vragen.

Wil je de vaart erin houden? Je Stand-up staand uitvoeren helpt hierbij. Want hoe actiever je houding, en hoe moeilijker je het de mensen maakt, hoe sneller de meeting voorbij is. Heb je binnenkort een vergadering? Ga eens staan, zet een stopwatch en probeer het uit!”

5Hoe krijg je de business mee?
“Wanneer ons iets interessant lijkt, proberen we het uit. Wanneer het voordelen oplevert en wij enthousiast zijn, is het belangrijk dat ook de business de voordelen ziet. In ons geval zijn dat met name accountmanagers. Voor hen was het snel wennen aan deze methodiek en met name het Scrumbord. Waarom? Omdat zij zo snel kunnen zien wie waar mee bezig is. Ze lopen het kantoor binnen en alles is direct inzichtelijk. Een perfect moment om ook hun netwerk te benutten. En dat is iets waar vacaturehouders de voordelen van moeten inzien. Het is sneller, je bent wendbaarder en je krijgt de dingen inzichtelijker."

"Heb je het idee dat je iets hebt gevonden wat jou en jouw organisatie kan helpen? Gewoon doen!“

6Oké en als je wilt starten met Agile recruitment? Waar begin je dan?
“Verdiep je in de Agile methodiek. Dit kan via het Scrum Manifesto waar alle vaste regels instaan of spreek met een expert die gecertificeerd is als Scrum Master. Trekt het je aan? Kijk of je zelf een Scrum Master cursus wilt volgen. Dit zorgt ervoor dat jij hierna expert bent op dit gebied, je sessies kunt leiden en weet waar je het over hebt. Zo kun je het makkelijk toepassen in jouw team en organisatie. Bij ons zijn de meeste recruiters en accountmanagers gecertificeerd scrummaster (PSM-I), zodat ze de onderliggende principes van deze werkwijze kennen en kunnen toepassen.

Zelf vind ik een Scrumbord een mooi opstap om te beginnen. Een whitebord en post-its zijn op de meeste kantoren wel te vinden. Maak je proces visueel en ga aan de slag. Start de dag met een Stand-up en houd regelmatig een retrospecitve om te kijken hoe het gaat. Gewoon doen, evalueren en optimaliseren. En ben je bezig met de toepassing van de Agile methodiek en kom je onverhoopt een methodiek tegen die beter bij jouw organisatie past? Sta hiervoor open, blijf testen en optimaliseren.”

7Na 7 jaar getest te hebben, wat is jouw gouden tip?
“Heb je het idee dat je iets hebt gevonden wat jou en jouw organisatie kan helpen? Gewoon doen! Al is het een post-it op de deur, hoe weinig dat ook lijkt. Helpt het? Dan heb je daar al winst behaald. Helpt het niet? Dan is er ook niks aan de hand. Soms moet je gewoon beginnen en maanden gesteggel passeren. Werkt het niet? Wat is dan het ergste dat er kan gebeuren? Meestal valt het antwoord aanzienlijk mee, dus stel hem jezelf wanneer je keuzes moet maken!”

Wil jij dat wij voor jouw organisatie de juiste professionals zoeken? Neem contact met ons op!

 


Deel deze update

Nieuws

Maatregelen in verband met coronavirus – We keep on sparking

- Bijgewerkt op 1 juli 2020 - In deze bijzondere tijden nemen ook wij speciale maatregelen om verdere verspreiding van het coronavirus te voorkomen....

lees meer
Kennisdeling

7 tips voor een overtuigende kennismaking

Yes! Je hebt gesolliciteerd, wordt uitgenodigd en mag op kennismaking- of sollicitatiegesprek komen. Maar hoe krijg je nou die baan? Een goed cv is...

lees meer
Kennisdeling

Zo vind jij jouw droombaan

Tijd voor een nieuwe uitdaging? Dan geldt vaak de regel, hoe sneller, hoe makkelijker, hoe beter! Maar hoe doe je dat? Waar moet je op letten? En waar...

lees meer