Zo namen wij een nieuwe collega aan zonder hem te ontmoeten
- 1 januari 0001
- 01-01-01
- Geschreven door Neeltje Meijler
- Neeltje Meijler
- 3 minuten leestijd
- 3 min
Wij zijn regelmatig op zoek naar nieuwe collega’s. Ook de afgelopen weken. Onze werving gaat door, ondanks de maatregelen in verband met het coronavirus. En met succes. Vandaag is onze nieuwe recruiter Ryan gestart op onze vestiging in Amsterdam. Daarnaast zijn we in gesprek met een aantal andere potentiële collega’s. Anders dan normaal, vinden sollicitatieprocedures nu volledig digitaal plaats. Maar hoe doe je dat, een nieuwe collega werven en selecteren als je elkaar niet in het echt kunt ontmoeten? We spraken er over met onze Corporate Recruiter Elisa, die ondanks alles doorgaat met het werven van nieuwe collega’s. Waar liep ze tegen aan wat zijn de voordelen van een digitaal sollicitatieproces? Elisa vertelt het je. Lees je mee?
Elisa, een volledig digitaal sollicitatieproces. Hoe gaat dat in zijn werk?
“Doordat we de gesprekken niet face-to-face kunnen houden, hebben we er voor gekozen om dit digitaal te doen. Om te kunnen garanderen dat de sollicitant binnen zijn/haar team past, betrek ik een aantal directe collega’s. Het eerste gesprek van een kandidaat is met mij als Corporate Recruiter en één van de toekomstige teamleden van de sollicitant. Wanneer er een klik is, plan ik een tweede gesprek waar 2 andere belanghebbenden in gesprek gaan met de sollicitant. Dit zijn over het algemeen de toekomstige manager en een directe collega of teamlid.”
Is dit heel anders dan normaal?
“Nee, niet heel erg. We kijken per gesprek hoe het loopt. Soms is het prettig om meer mensen aan te haken. Wanneer de sollicitant bijvoorbeeld terecht komt in een groot team. Het kan dus zijn dat we er dan voor kiezen om 3 gesprekken te houden. Dit hebben we bij de digitale sollicitatiegesprekken wel gedaan en dat hebben we als prettig ervaren. We doen dat in onze standaard. Dat is iets wat we bij onze standaardprocedure niet altijd doen.”
En wat als je na die gesprekken enthousiast bent? Hoe maak je het officieel?
“Normaliter wordt het contract op kantoor getekend en proosten we er samen op. Dat kan nu helaas niet. En dus moest alles digitaal. Gelukkig gebruiken we Stiply, een programma dat online tekenen mogelijk maakt. Daardoor kon alles alsnog redelijk snel doorgaan. We vinden het belangrijk om die snelheid erin te houden. Daar draagt digitaal je contract tekenen wel aan bij.
Omdat we onze nieuwe samenwerking nu niet samen kunnen vieren, sturen we een fles bubbels naar onze nieuwe collega. Dan kunnen we alsnog proosten, maar dan op afstand!”
Heb je voordelen ervaren van deze digitiale manier van werken?
“Reistechnisch is dit ideaal. Als we een sollicitant hebben voor onze locatie in Amsterdam willen we de gesprekken normaal gesproken op ons kantoor daar houden. Maar ik werk niet voor niets in Zwolle, dat is een stuk dichter bij huis, haha. En normaal doen we één van de gesprekken vaak op ons hoofdkantoor in Zwolle, dus dit scheelt ook sollicitanten uit de randstad reistijd. Daarnaast zit de sollicitant in zijn/haar eigen veilige en vertrouwde omgeving. Dat kan van invloed zijn op het gesprek.”
En wat werkte zo absoluut niet?
“Als de techniek mee werkt gaat het heel goed. Maar doet de verbinding het niet goed? Dan heb je letterlijk en figuurlijk een kink in de kabel. Het beeld van de sollicitant en de interviewer kan hierdoor worden geschaad. Maar ook werken technische problemen niet heel goed op het humeur, haha. Dat vind ik wel echt een nadeel. Want als dit niet in orde is kun je echt een totaal andere indruk krijgen van een gesprek. Je krijgt misschien de helft mee, ziet iemands expressie niet doordat het beeld hapert. Dat zijn dingen die je niet wilt hebben.
Daarnaast merk ik ook een verschil in het inspelen op elkaar. Waar je normaal gesproken aanvoelt wanneer iemand wat wil zeggen of is uitgepraat, is dat nu lastiger in te schatten. Zeker wanneer er een kleine vertraging in het gesprek zit. Je praat snel door elkaar heen, waardoor het gesprek bijna niet meer verstaanbaar is.”
Wat heb je geleerd van deze situatie?
“We passen altijd maatwerk toe, maar nu helemaal. Ik heb geleerd dat dat belangrijk is. Wat werkt op dat moment het beste? Je moet je niet vasthouden aan hetgeen wat je normaal altijd doet. Wees flexibel.
Daarnaast heb ik geleerd dat het goed is om in contact te blijven met alle betrokkenen. “Hiermee bedoel ik ook HR en onze contractadministratie. Doordat je elkaar normaalgesproken regelmatig treft, bespreek je ook de stand van zaken. creëert ruimte zodat ze met jou en de processen mee kunnen denken. Dat houdt die snelheid erin.
En nu? Een nieuwe collega. Hoe wordt die persoon ingewerkt?
We gaan het inwerktraject aan zoals we dat altijd doen. De eerste paar weken zijn er veel kennismakingen met collega’s en betrokkenen, geven we uitleg over wie wij zijn als organisatie en hoe we werken. De overleggen zijn alleen niet face-to-face maar digitaal. Dat is het enige verschil. We willen het proces gewoon in gang zetten zodat, als we weer naar kantoor kunnen, we geen vertraging hebben opgelopen. En we straks zo snel mogelijk weer kunnen afspreken met onze professionals, parters en opdrachtgevers! We sturen de laptop en telefoon gewoon per post of brengen deze langs, zodat een nieuwe collega meteen thuis aan de slag kan.
Bij het digitaal inwerken is het werken met Microsoft Teams heel prettig. Het is hier namelijk heel makkelijk om een scherm met iemand te delen. Daardoor kunnen onze collega’s eenvoudig met elkaar meekijken wanneer er een probleem of onduidelijkheid is.
Daarbij zorgen we in de eerste weken voor een buddy-systeem. Eén collega wordt gekoppeld aan de nieuwe collega waardoor er een vast aanspreekpunt voor vragen is. We hopen de snelheid en kwaliteit van het leren en ontwikkelen er op deze manier in te houden. Zodat onze nieuwe collega’s een vliegende start van hun carrière bij Seven Stars maken!